Tupoksi
TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT
Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas pokok membantu Kepala Badan dalam melaksanakan urusan umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan penyusunan program serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas satuan organisasi Untuk melaksanakan tugas pokok maka Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :
- Penyusunan rencana program dan kegiatan sesuai dengan bidang tugasnya
- Perumusan kebijakan, pedoman, standarisasi, koordinasi, pembinaan dan pengembangan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perlengkapan serta penyusunan program, evaluasi dan pelaporan
- Perumusan pengaturan, pembinaan, pengembangan pelaksanaan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perlengkapan serta penyusunan program, evaluasi dan pelaporan
- Pelaksanaan evaluasi, supervisi dan pelaporan kebijakan standarisasi program administrasi umum dan kepegawaian, keuagan serta evaluasi dan pelaporan
- Penyiapan data dan bahan urusan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perrlengkapan serta penyusunan program, evaluasi dan pelaporan
- Pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perlengkapan, penyusunan program evaluasi dan pelaporan
- Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan tugas dan fungsinya
Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, dalam menjalankan fungsi keseketariatan, sekretaris memiliki uraian tugas sebagai berikut :
- Menyusun rencana kerja kesekretariatan Badan
- Menyiapkan bahan kebijakan, pedoman, standarisasi, pelayanan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perlengkapan serta penyusunan program, evaluasi dan pelaporan
- Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan perlengkapan serta penyusunan program, evaluasi dan pelaporan
- Menyiapkan bahan program dan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta penyusunan program evaluasi dan pelaporan
- Menyiapkan bahan kegiatan kesekretariatan, perlengkapan, kerumahtanggaan, perpustakaan, kehumasan dan punyusunan program
- Menyiapkan bahan kegiatan pengelolaan keuangan
- Menyiapkan bahan administrasi kepegawaian badan
- Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam pelaksanaan tugas
- Melaksanakan pembuatan laporan tugas dan fungsinya
- Melaksanakan tugas lain sesuai tugas dan fungsinya
Untuk melaksanakan tugas Sekretariat, dibantu sub – sub bagian yaitu
- Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
- Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan
- Sub Bagian Program
Adapun tugas dan fungsi dari masing – masing sub bagian adalah sebagai berikut :
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris dalam melaksanakan urusan surat menyurat, rumah tangga, dan kepegawaian serta urusan umum lainnya.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas sebagai berikut :
- Mendata dan menghimpun, peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk pelaksanaan serta bahan – bahan lain yang berhubungan dengan pelaksanaan urusan surat menyurat, rumah tangga, hubungan masyarakat, dan urusan kepegawaian serta urusan umum lainnya
- Mengadministrasikan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar
- Mengarahkan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar
- Mengelola, menggandakan dan menjilid naskah dinas
- Mendistribusikan naskah dinas
- Mengelola dan menata arsip naskah dinas dengan menyortir, memberikan kode, menyimpan dan memberikan layanan peminjaman arsip
- Memberikan layanan administrasi pimpinan
- Membimbing staf penataan naskah dinas dan arsiparis
- Menata kebersihan lingkungan kantor dengan memeriksa ruangan kerja dan halaman kantor dan mengkoordinasikannya kepeda petugas kebersihan
- Mengkoordinasikan pengamanan kantor kepada petugas keamanan kantor Gubernur Papua
- Melaksanakan pengembangan dan pembinaan disiplin pegawai untuk meningkatkan kinerja pegawai
- Menyusun formasi pegawai di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data keadaan dan ketentuan peraturan perundang – undangan
- Membuat daftar nominatif dan daftar urut kepangkatan pegawai di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengadministrasikan daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional tertentu di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional tertentu di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengonsep usul kenaikan pangkat dan gaji berkala pegawai dilingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengonsep surat cuti, surat tugas/izin belajar di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data kepegawaianyang bersangkutan dan peraturan perundang – undangan
- Mengonsep surat permintaan Karpeg, Askes, Taspen Karis/Karsu di lingkungan Badan kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data kepegawaian dan peraturan perundang – undangan
- Mengonsep surat permohonan pindah, pensiun dan administrasi mutasi kepegawaian lainnya di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data kepegawaian yang bersangkutan
- Membuat daftar absen, memberikan layanan pengisian absensi dan merekapitulasi kehadiran pegawai di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengelola arsip/dokumen kepegawaian dan memberikan layanan peminjaman arsip
- Mengonsep, menyusun dan menata naskah dinas administrasi kepegawaian di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan aturan dan data kepegawaian yang bersangkutan
- Memberikan layanan informasi kepada pihak – pihak yang memerlukan sesuai dengan keperluannya
Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan
Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas pokok membantu Sekretariat dalam melaksanakan urusan perbendaharaan, akuntansi, verifikasi dan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan (LHP) serta perlengkapan kebutuhan kantor.
Untuk melaksanakan tugas pokok, maka uraian tugas Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :
- Mendata dan menghimpun, peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk pelaksanaan serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi keuangan dan perlengkapan kantor
- Mengonsep dan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU, SPP-LS) kepada Penggunan Anggaran
- Mengonsep dan mengajukan Surat Perintah Membayar (SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU, SPP-LS)
- Mengajukan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada Kuasa Bendahara Umum Daerah dengan melampirkan kelengkapan dokumen sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
- Mencairkan uang ke Bank dengan menggunakan cek yang telah disetujui oleh Pengguna Anggaran (Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik)
- Menyimpan uang ke dalam brankas agar keamanannya terjamin
- Memeriksa konsep dan mengajukan dokumen pengeluaran / tagihan kepada penggunan anggaran (Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik) berdasarkan data DPA dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku untuk mendapat persetujuan pembayaran
- Membayarkan tagihan kepada yang berhak sesuai dengan dokumen pengeluaran yang telah disetujui pengguna anggaran (Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik)
- Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang ke dalam buku jurnal
- Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran uang ke dalam buku besar berdasarkan rekening
- Menyusun laporan keuangan dengan membuat neraca, arus kas, catatan atas laporan keuangan
- Mengonsep, menyusun dan mengajukan laporan pertanggung jawaban penggunaan uang kepada pengguna anggaran (Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik)
- Menyusun laporan realisasi anggaran berdasarkan data realisasi kegiatan, penerimaan dan pengeluaran anggaran
- Mengisi Surat Tanda Setoran (STS) berdasarkan Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKP-Daerah), Surat Ketetapan Retribusi (SKR) dan tanda bukti lainnya yang sah sebagai dokumen penerimaan
- Mencatat penerimaan uang ke dalam Buku Kas Umum Penerimaan
- Mencatat penerimaan uang ke dalam rekapitulasi penerimaan harian
- Menyetorkan uang penerimaan ke rekening umum daerah pada Bank Pemerintah yang ditunjuk oleh Pemerintah Provinsi Papua
- Menyimpan bukti-bukti / dokumen penerimaan dan setoran uang untuk bahan penyusunan laporan pertanggung jawaban
- Mengonsep, menyusun dan mengajukan laporan pertanggung jawaban penerimaan dan penyetoran uang kepada Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) selaku Bendahara Umum Daerah (BUD)
- Menindaklanjuti laporan hasil pemeriksaan (LHP) sesuai dengan permasalahannya
- Menginventarisasi kebutuhan barang/perlengkapan operasionalisasi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengonsep naskah pemesanan barang/perlengkapan operasionalisasi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Memeriksa barang yang dipesan yang dituangkan dalam berita acara serah terima barang;
- Menyimpan barang ke tempat penyimpanan
- Menata dan mendistribusikan barang/perlengkapan
- Melakukan pemeliharaan barang sesuai dengan keadaan, permasalahan dan pedoman pemeliharaan barang
Sub Bagian Program
Sub Bagian Program mempunyai tugas pokok membantu sekretariat dalam melaksanakan penyusunan program dan anggaran.
Uraian tugas Sub Bagian Program sebagai berikut :
- Mendata dan menghimpun, peraturan perundang-undang, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk pelaksanaan serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan penyusunan program dan anggaran
- Mengumpulkan bahan dan data terkait penyusunan Rencana Strategis Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengadministrasikan Renja, RKA dari unit-unit kerja di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik yang masuk
- Mengumpulkan usulan RKA dari unit-unit kerja di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik untuk bahan penyusunan program
- Menyusun data yang diperlukan untuk bahan penyusunan RKA Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Papua
- Menyusun konsep RKA Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan resume rapat internal/rekomendasi dari Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Mengurus administrasi DPA Badan Kesatuan Bangsa dan Politik dengan mengkoordinasikannya kepada Sub Bidang
- Mengadministrasikan laporan realisasi program kerja dari unit-unit kerja di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik untuk bahan penyusunan laporan
- Memberikan layanan informasi administrasi program kerja kepada Kepala Badan Kesatuan Bangsa danb Politik melalui Sekretaris
- Mengonsep laporan realisasi program Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data hasil monitoring dan evaluasi, pedoman/petunjuk teknis sebagai bahan pengendalian
- Menyusun data statistik dan evaluasi berdasarkan data hasil pelaksanaan program
- Menyusun laporan tahunan, LAKIP, LPPD Badan Kesatuan Bangsa dan Politik berdasarkan data realisasi program
- Mengelola arsip program kerja dan memberikan layanan peminjaman arsip untuk menunjang pelaksanaan tugas Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
- Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya